Le Club des UTilisateurs d'Orphée - Association loi 1901

vendredi, 14 octobre 2011 15:18

Redevenir bibliothécaires grâce à la RFID Spécial

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La banque d’accueil central à la médiathèque Buanderie de Clamart était un cœur bien vivant mais la circulation des personnes et les files d’attentes à l’entrée ou à la sortie de l’ascenseur généraient des tensions.

De plus l’ergonomie, le respect des règles de sécurité et le câblage réseau nécessitaient la mise en place d’un nouveau projet pour régler ces problèmes. Suite à la demande récurrente des usagers nous devions apporter une solution également au retour des documents à chaque étage qui pouvait s’avérer pénible. 

La présence de deux automates de prêt dans cette médiathèque située au centre ville de Clamart orientait déjà la spécification du projet.

Une phase de veille active a été mise en place. Nous avons ainsi étudié les projets menés à Rennes, Rezé, Calais et aussi à l’étranger. Nous avons rencontré notre prestataire RFID pour trouver la solution la plus satisfaisante.

Différents scénarios ont été établis allant de l’intégration d’automates de retour accessibles depuis la façade, à la décentralisation des retours en passant par la mise en place d’un carrousel de retour... In fine, nous avons opté pour des automates de retour intégrés et une gestion des prêts différents selon les étages.

Dans chaque processus d’études nous avons évalué les conséquences en nous basant sur des indicateurs liés au volume des prêts, au nombre d’agents disponibles et au nombre de documents selon les étages. Nous avons monté le dossier permettant l’obtention d’un budget pour cet investissement.

La commande de matériel s’est faite en coordination avec le service technique puisqu’un mobilier spécifique devait être construit. Un câbleur a également sur notre demande réalisé le nombre de prises réseaux et de prises électriques nécessaires pour le fonctionnement du matériel. Le service informatique s’est chargé de la commande de licences supplémentaires auprès de C3RB notre prestataire et d’anticiper les besoins techniques liés au fonctionnement via le Sip2 (protocole permettant au SIGB de communiquer avec les automates).

Une formation a eu lieu à deux étapes du projet auprès de l’équipe. Avant la mise en œuvre les changements à venir ont été présentés avec un calendrier de mise en place des automates. Cette réunion a permis une expression libre au sein de l’équipe pour anticiper au mieux les éventuelles incompréhensions. Une dernière formation a eu lieu à la réouverture du bâtiment permettant d’apprendre à faire un retour, à emprunter ou à prolonger ses documents sur son compte et à éteindre le matériel lors de la fermeture du bâtiment.

Entre temps tous les documents ont été localisés informatiquement en fonction de leurs étages, ce qui permet d’accepter à l’automate de retour les documents des étages mais de rejeter ceux de la section jeunesse situé au même niveau (ceci afin de maintenir un contact et un contrôle plus rapide sur les documents du fait de la spécificité du public) mais aussi les documents provenant des autres bibliothèques (système de navettes). L’amélioration de la visibilité des documents sur l’OPAC a été un deuxième avantage à cette démarche.

Les documents acceptés aux automates de retour ont été équipés d’une pastille de couleur de telle manière que l’adhérent sache dans quelle boîte déposer le document.

Pour la communication nous nous sommes inspirés du slogan « c’est facile, rapide et confidentiel » de la bibliothèque Gabrielle Roy à Québec. La newsletter, notre page Facebook, notre site et le journal municipal ont été des outils précieux dans la communication du projet. La signalétique n’est pas encore achevée car nous souhaitions analyser les réactions du public avant d’en apposer une définitive sur le mobilier.

Les travaux (installation et paramétrage du matériel informatique compris) ont duré tout le mois de juillet 2011. Dès la réouverture en août, l’équipe du réseau des médiathèques s’est investie pour expliquer la nouvelle organisation et le fonctionnement des automates au public. Les usagers ont adopté très vite, à notre grande surprise, le maniement de l’appareil. Le mimétisme et le souhait d’autonomie des adhérents nous a surpris, ceci quelque soit l’âge.

Certains adhérents, minoritaires, ont néanmoins un a priori sur l’automatisation et le vivent comme une contrainte. Quelques questions sont revenues à plusieurs occasions : allez-vous perdre vos emplois, qu’allez-vous faire maintenant si on fait votre travail ? Ces questions ont trouvé réponse via notre newsletter et nous avions ainsi une base commune de réponse.

Ces dialogues s’ils peuvent en dérouter certains sont pourtant l’occasion de communiquer à nouveau sur l’image de notre métier et sur nos missions. La posture d’accueil évolue également puisque nous nous tenons à présent aux côtés de l’adhérent et au même niveau que lui. La discussion est moins institutionnelle.

Afin de permettre une intégration de tous les publics nous avons assoupli le prêt et le retour dans les étages qui peut se faire à la demande de l’adhérent mais nous ne communiquons pas à outrance sur ce principe, uniquement lorsque nous sentons une réticence de l’usager ou que ce dernier a une pratique liée uniquement à un seul étage

Hormis quelques dysfonctionnements constatés (interruption du SIP2) ou des défauts de réglage des messages (messages bloquants ou messages intempestifs) les bugs se sont réglées facilement.

La médiathèque Buanderie possède donc désormais 5 automates dont un situé à l’étage son/image et les autres situés au RDC (deux automates de retour, trois automates de prêt). Des choix peuvent être faits pour l’avenir notamment la possibilité de mettre un affichage en plusieurs langues, de proposer le prêt et le retour sur la même machine, etc.

Si les automates sont facultatifs dans la mise en place de la RFID, ils n’en restent pas moins une des plus fortes illustrations du changement apporté dans l’approche du public. La suppression de cette tâche répétitive voire la diminution dans notre cas induit un redéploiement des équipes sur des activités permettant une augmentation des animations, une plus grande recommandation auprès des adhérents, l’émergence de nouveaux projets collaboratifs au sein de l’intercommunalité ou via l’association BiB92 et une plus large ouverture de nos établissements.

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